Secrétaire administrative

 

Nature du travail

L’emploi de secrétaire administrative consiste à accomplir les diverses tâches d’un secrétariat plus particulièrement les fonctions les plus complexes de collaboration auprès d’une ou de plusieurs personnes.

Pour connaître les tâches et les attributions caractéristiques de cette classe d'emploi, veuillez consulter le plan de classification du personnel de soutien : https://cpn.gouv.qc.ca/cpnc/negociations/plan-de-classification/personnel-de-soutien/.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes :

• Organiser la documentation et participer aux réunions du conseil d'administration;
• Concevoir des présentations et des documents;
• Rédiger les documents des comptes rendus et des procès-verbaux, et effectuer le suivi des actions à entreprendre;
• Gérer l’agenda de la direction et organiser des réunions avec des personnes internes et externes;
• Tenir à jour des échéanciers et suivis des ententes;
• Assurer le suivi des engagements et des dons (rappels, facturation, reçus, inscriptions, etc.);
• Traiter les dons reçus et saisir les données relatives aux dons (encaissements);
• Préparer les dossiers de réunion et de demandes de dons et partenariats;
• Préparer des demandes de permis;
• Effectuer des recherches sur des partenaires, commanditaires et des donateurs;
• Participer à la planification et à la logistique des activités;
• Planifier et organiser des évènements (assemblées annuelles, soirées, évènements spéciaux, etc,);
• Transmettre de l’information sur les procédures;
• Planifier et participer à des comités et groupes de travail;
• Assurer un soutien administratif pour les dossiers du développement international et de différentes redditions de compte;
• Répondre aux demandes d’information par téléphone ou courriel et référer les personnes vers les ressources ou services, le cas échéant;
• Effectuer des achats ou des réservations;
• Préparer des formulaires et de la correspondance;
• Effectuer de la saisie de données et de la mise en pages.

Exigences :

Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente,

et

Avoir une (4) année d'expérience pertinente.

Profil recherché :

• Capacité de rédaction et de communication.
• Aisance avec les bases de données et la suite Microsoft Office.

Tests requis :

Test de français niveau avancé : note de passage établie à 70 %
Test d'Excel niveau intermédiaire : note de passage établie à 60 %
Test de Word niveau intermédiaire : note de passage établie à 60 %

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant de mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

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